Verificarea lunara, trimestriala, semestriala sau anuala a activității financiar contabile si de gestiune desfășurate într-o asociație de proprietari consta in următoarele activități de control (cel puțin):
1) verificarea lunara a încasărilor de la proprietari sau de la terți atât prin casierie, conform registrului de casa (chitanțe de încasare intretinere, fond de rulment, fond de reparații, penalizări, chirii, restante cote etc.), cat si prin cont bancar al asociației (OP-uri, chitanțe de depunere, viramente bancare etc.), conform extrase de cont lunare. Registrul de casa se întocmește obligatoriu pe fiecare zi de încasare sau plata pentru a se obținea la sfârșitul fiecărei zile un sold corect si legal calculat.
2) verificarea lunara a plăților efectuate prin casieria asociației conform registrului de casa (achitare furnizori de utilități, reparații părți comune, cheltuieli administrativ-gospodărești, state de plata, restituiri de fond de rulment, depuneri bancare etc.) cat si operațiuni prin contul bancar al asociației (achitare furnizori de utilități cu ordine de plata, achitare prestări servicii de reparații părți comune, impozite si taxe către bugetul de stat si bugetul asigurărilor sociale si de sănătate, comisioane bancare etc.) conform extraselor de cont lunare.
3) verifică lunar fisele pe apartament întocmite de administratorul sau contabilul asociației, in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), cu ajutorul unui program informatic specializat (Bloc Manager, Asloc, Aviziero, Saga etc.).. De asemenea, cenzorul mai verifica daca restantele înscrise in lista de intretinere curenta au fost corect preluate din fisa apartamentului.
4) verifică lunar atât listele de intretinere întocmite conform OMFP 3103/2017 (vezi model din secțiunea “Documente” de pe site) cat si bazele de calcul detaliate pentru fiecare suma sau cheltuiala in parte. Modalitatea de calcul va conține şi va arata explicit toate costurile şi sumele care formează totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul şi de repartizare a acestor cheltuieli către proprietari.
5) verifică lunar Registrul de mijloace bănești aflate in cont la banca, ținut in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), intr-un program informatic specializat. In registrul de mijloace banesti sunt mentionate lunar, de catre administrator-contabil, operațiunile bancare ale asociatiei efectuate conform extraselor de cont. Asociatia de proprietari este obligata sa detina un singur cont bancar (art. 20 din Legea 196/2018). Datele de identificare ale contului bancar se comunica tuturor proprietarilor prin afisare la avizier, odata cu lista de intretinere lunara. In contul asociatiei de proprietari se vor varsa toate incasarile din cote de intretinere lunare sau restante, cat si incasari privind fondul de rulment, fondul de reparatii, fondul de chirii, fondul de penalizări, fondul special, inclusiv diferența ce depășește plafonul din casierie (max. 1000 lei lunar). Din aceste sume se vor achita toți furnizorii de utilitati, prestari de servicii administrative, penalizări, taxe si impozite către bugetul de stat si bugetele de asigurări sociale si de sănătate etc.
6) verifică lunar Registrul jurnal (cod 14-1-1/A), care este un document obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane fizice (proprietari) sau juridice (firme), in care sunt mentionate lunar, in ordinea cronologica de emitere sau de intrare a documentelor justificative (incasari, plati, elemente de activ si pasiv), efectuate atat prin casieria asociatiei cat si prin contul bancar. Registrul jurnal poate fi tinut in format fizic (cu inregistrarea manuala a operatiunilor in Registru jurnal tipizat) sau in format electronic, intr-un program informatic specializat. Sumele operate in Registrul jurnal se totalizeaza atat lunar, cat si cumulat de la inceputul anului.
7) verifică anual Registrul Inventar (cod 14-1-2), care este un document contabil obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane. In Registru Inventar se mentioneaza anual rezultatele inventarierii faptice a elementelor de Activ si Pasiv de la sfarsitul fiecarui an fiscal (31 decembrie). Toate valorile materiale banesti si de gestiune (obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale consumabile etc.) sunt mentionate in Registrul Inventar atat la valoarea contabila (de intrare in gestiune sau de cumparare), cat si la valoarea de inventar (valoarea faptica reala), mentionata in liste de inventariere.
8) verifică lunar dosarul cu documente justificative al Asociatiei. Dosarul lunar cu documente justificative cuprinde cel putin urmatoarele:
– liste de intretinere lunare, conform OMFP 3103/2017;
– bazele de calcul lunare;
– facturi privind furnizorii de utilități ai asociației (Radet, Apa Nova, gaze, service ascensor, Enel, salubritate, service interfon etc.);
– chitanțe de încasare a cotelor de intretinere de la proprietari;
– extrase de cont bancare, ordine de plata, foi de vărsământ etc.;
– mod de calcul penalizări pentru fiecare restanțier in parte;
– referate de necesitate pentru cheltuieli administrativ-gospodărești lunare;
– centralizator lunar cu documente privind cheltuieli administrativ gospodărești;
– state de plata, declarații fiscale, chitanțe de achitare impozite lunare sau ordine de plata bancare;
– exemplarul nr. 2 (copie) din registrul de casa, la care sunt anexate toate documentele justificative de plata efectuate prin casieria asociației cu plata in numerar;
– consumuri individuale ale proprietarilor (apa calda, apa rece, căldura) conform indecși de consum pe fiecare apartament in parte;
– cereri ale proprietarilor de scoatere sau de introducere a numărului de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociație;
– foaia de prezenta cu personalul angajat si cu numărul de ore lucrate efectiv in luna respectiva;
– tabel centralizator cu numărul de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociație, pe fiecare scara in parte, sub semnătură privata (șef de scara sau membru comitet executiv desemnat);
– situația soldurilor elementelor de Activ si Pasiv întocmită lunar de administrator/contabil si certificata de cenzor;
– alte documente justificative: dispozitie de plata-încasare, contracte de prestări servicii pentru reparații părți comune, devize de lucrări, procese verbale de recepție, garanții pentru manopere reparații părți comune, contracte civile, state de plata, bonuri fiscale stampilate etc.